不符合要求的意思是指沒有滿足某個規定要求的項目。具體來說，不符合要求可以分為三種類型：
體系性不符合：這是指體系檔案與有關的法律、法規標準及其它要求不符。例如，建立的檔案化的管理體系不完整，未涵蓋所選定的體系要素要求；檔案中沒有對國家法律、法規的規定提出明確要求。
實施性不符合：這是指體系在實際運行過程中，有的部門、班組、崗位未按檔案規定去執行。例如，某一工廠體系檔案規定員工進入生產現場必須佩戴安全帽，一開始大家都遵守，但後來執行得就參差不齊了。
效果性不符合：這是指體系檔案按標準或其它要求作出了明確的規定要求，而實施過程中也確實多數都按規定執行了。但由於實施不夠認真或某些偶發原因而導致效果未能達到規定要求。例如，對某一裝置進行檢修，操作人員按有關規定要求進行停車、置換等一系列準備工作。但由於一些客觀因素，如氣壓不足，致使置換不徹底，結果發生意外事件。
需要注意的是，「不太符合要求」是一種錯誤的說法，不符合要求就是不符合要求，沒有「太」與「不太」之分。