受控檔案是指那些經過正式授權和審批程式、按照特定發放範圍進行登記和分發的檔案，或者獨立存檔並能夠確保收回的檔案。
受控檔案通常用於傳達公司內部的管理制度、規章制度、操作流程等重要信息。這種檔案的特點包括標準性和責任制，即它們必須遵循一定的標準和質量要求，並且對檔案的修改和使用負有明確責任。受控檔案與非受控檔案的主要區別在於，受控檔案能夠產生多個修改狀態或版本，且在修改或更新時需要經過申請和審批程式。
當受控檔案被替代或作廢時，所有舊版本都需要從使用場合及時收回，以防止誤用。此外，受控檔案一般會在檔案封面加蓋受控圖章或標有特定的受控編號，以便於追蹤和管理。