便函的格式通常包括以下幾個部分：
受文單位：這是便函開頭用來指明收件人的部分，通常使用正式的稱呼，如「尊敬的XX單位」或「XX公司」。
正文：正文部分用於表達發函的目的和內容。它應該簡潔明了，直接闡述發函的原因、需要對方辦理的事項以及相關的細節。正文可以按照不同的邏輯順序組織，例如先說明背景，然後提出要求，最後可以附上一些額外的說明或請求。
結尾：結尾部分通常使用禮貌性的用語，如「此致、敬禮」，以示對收件人的尊重。
簽署：便函的簽署部分包括髮函單位的法定作者、日期等信息。有時，發函單位的主要負責人也會在便函上簽名。
附屬檔案：如果有必要，可以在便函中附上相關的附屬檔案，如契約副本、證明檔案等。
備考：備考部分用於記錄一些重要的備註或指示，這些信息對理解和執行便函內容可能很重要。
便函的格式不需要像正式公文那樣嚴格，但應該保持清晰和正式，以便於收件人能夠準確地理解函件的內容並採取相應的行動。
例如，一個簡單的便函格式可以是：
```
尊敬的XX單位：
我單位因執行任務，將於X年X月X日前往國家（地區），在外停留天，費用支付。因該同志的人事檔案暫存貴中心，特委託辦理相關外事手續。
此致，敬禮。
（單位名稱並蓋章）
X年X月X日
```
以上格式可以根據具體情況進行調整，但基本的結構保持不變。