公文信件的格式通常包括以下幾個部分：
稱呼。位於信紙第一行頂格寫起，後加冒號，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關係。稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。例如，給長輩的信，可用「趙阿姨」、「黃叔叔」等；給平輩的信，可用「麗」、「敏華」、「親愛的」等；給晚輩的信，可直接寫名字，如「樂毅」、「君平」、「阿明」等。
正文。正文在稱呼下一行開始書寫，段首空兩格。正文一般包括發文事由、簡單敘述當前存在的現狀或問題，並對其進行原因、影響等方面的分析，表明發文機關針對此問題的態度、觀點或建議。在正文的最後一般會另起一行，以發文機關對此事的呼籲號召作為結尾。
發文機關和日期。一般各占一行，寫在右下方。
附屬檔案。如果有附屬檔案，附屬檔案與正文空一行，在正文之後要註明附屬檔案順序和名稱。對齊方式為附屬檔案順序、名稱分別單獨對齊，名稱後面不加標點。
此外，公文信件的紙張通常為A4紙雙面列印，檔案左側雙釘裝訂（A3紙除外）。頁面設定為上3.7厘米、下3.3厘米，左2.8厘米、右2.6厘米。頁碼對齊方式為外側，格式為「- 1 -」，用四號宋體字。標題通常由發信雙方及發信事由與文種名稱共同構成，即「××關於××給××的一封信」，或將發信方省略。也可以根據信件內容單獨擬定一個具有呼籲號召性質的標題。標題居中書寫，且不宜過長，一般保持在一行以內。