函檔案格式通常包括以下幾個部分：
首部：這部分主要包括標題和主送機關。
標題：一般由發文機關名稱、事由和文種構成。有時也可以只由事由和文種類別構成。標題的右上方要有編號。
主送機關：即受文並辦理來函事項的機關單位，於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。
正文：這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作、詢問和答覆問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬於復函，還要注意答覆事項的針對性和明確性。
結尾：一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。
結語：通常應根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如「特此函詢(商)」「請即復函」「特此函告」「特此函復」等。
結尾落款：一般包括署名和成文時間兩項內容。署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；並加蓋公章。
以上是公函的基本格式，具體內容可能會根據函的性質和內容有所不同。