告知函的格式要求主要包括以下幾個部分：
標題。告知函的標題通常包括髮文機關、事由和文種。有時也可以只由事由和文種構成。
正文。正文分為開頭、主體和結語。開頭部分需要寫明行文的緣由、背景和依據，可以說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難；主體部分需要寫明需要商洽、詢問、答覆、聯繫、請求批準或答覆審批及告知的事項；結語根據行文的目的而定，如果只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用「特此函告」「特此函達」；若是要求對方復函的，則用「盼覆」「望函復」「請即復函」等語；請批函多以「請批準」「請大力協助為盼」「望能同意」等習慣用語收束；復函的結語常用「特此復函」「特此回復」「此復」等慣用語。
落款。告知函的最後需要寫上發函人或單位名稱，以及發函時間。
此外，告知函的風格應正式、簡潔，避免使用非正式語言或冗長的句子。在撰寫時，應確保內容準確、清晰，並針對特定的收件人進行個性化處理。如果需要，還可以在告知函中附加相關檔案或進一步解釋某些情況。