使用字幕檔案通常涉及以下步驟：
預覽視頻檔案。首先，使用電腦上的播放器預覽視頻檔案，以檢查視頻是否已有內置字幕。
添加字幕。如果視頻沒有內置字幕或需要外部字幕檔案，可以使用視頻編輯軟體或播放器添加字幕，大多數視頻編輯軟體和許多現代播放器都支持添加多種格式的字幕，如SRT、ASS、SSA等。
編輯字幕。如果需要編輯字幕，可以使用專門的字幕編輯軟體，這些軟體通常易於使用，特別適合新手，在編輯軟體中，可以載入視頻和字幕檔案，然後編輯字幕的屬性（如字型、字號、位置等），也可以批量編輯字幕，或對字幕時長進行調整。
導出字幕。完成編輯後，將字幕檔案導出並添加到視頻中，一些軟體允許在導出時設定視頻幀率、比特率和音頻參數等。
使用播放器內置功能。許多現代播放器都內置了搜尋和載入字幕的功能，可以通過播放器選單訪問這些功能。
下載字幕檔案。如果需要，可以從網路下載字幕檔案，常見的字幕檔案格式包括SRT、idx和sub等。