寫掛號信封時，應遵循以下步驟：
購買信封。在文具店購買信封，最好選擇後面帶有“郵局監製”字樣，大小合適的信封。
填寫收信人信息。在信封左上角的紅色方框內工整地填寫收信人的郵政編碼；在信封中上部寫入收信人的地址，最好控制在兩行以內，第三行寫上收信人的名字，並用小字附上收信人的聯繫電話。
填寫寄信人信息。在信封右下角寫下寄信人的地址，以確保郵寄不到時可以退回，最好在一行內寫完，在郵政編碼後面寫上寄信人所在地的郵政編碼；如果信封上沒有“郵政編碼”四個字，直接寫在信封的最右下角。
貼郵票。根據信件重量貼上相應面額的郵票，總價值至少爲4.2元，注意粘貼多枚郵票時，儘量避免在郵政編碼框後面貼，因爲掛號信的籤條需貼在郵政編碼框的右方。
放入信件。將寫好的信件或文件放入信封內，但不要封上信封口。
寄送。帶着信件前往郵局，告知工作人員寄送掛號信，工作人員會檢查並稱重，如果郵票足夠，提醒工作人員信封沒有封口，一般需自己封上。
保留籤條。封口後，工作人員會提供一張籤條，一部分粘貼在信封上，另一部分寫上信息後蓋章，由寄件人保存，這是證明信件成爲掛號信的重要憑證。