文具的作用主要體現在以下幾個方面：
法規作用。作為記錄法律、法規及其他具有約束力內容的工具。
宣傳和教育作用。通過公文、規章制度等形式，傳達政策、意圖，進行宣傳、教育、動員和啟示。
聯繫和交流作用。在上下級、平行和不同隸屬關係的機關之間進行信息交流和溝通，促進相互了解和合作。
憑證作用。作為公務活動和私人事務的書面依據，確保公文的權威性和精確性。
史料作用。真實記錄歷史事件，成為可靠的歷史資料。
輔助交際工具。克服語言交際的空間和時間限制，使語言得以書面形式保存和傳遞。
文化載體。記錄和傳遞知識、經驗，促進文明進步。
管理指導工具。在公務活動中，用於指揮、管理和協調，確保組織運行的效率和秩序。
法律約束工具。國家機關發布的公文和民間簽訂的契約文書具有法律約束力。