火車票團體票的預訂流程大致如下：
登錄12306官方網站或手機客戶端，選擇車票預訂服務。
輸入出發地、目的地、日期、車次等相關信息，查詢並篩選出符合條件的車次列表。
在車次列表中選定想要購買的車次，進入選座頁面。
點擊“團體一起坐”按鈕，進入團體購票頁面。
填寫每位旅客的姓名、乘車類型、席別等信息，以及證件號碼。
提交訂單後，系統會自動計算總價並生成訂單號。
支付訂單款項成功後，系統將爲每位旅客出票，並可在未完成訂單頁面查看訂單狀態和車票信息。
需要注意的是，團體票的預訂至少需要30人（含30人）起訂，且需要提前20天至60天進行預訂。在線提交申請後，還需攜帶必要文件前往指定火車站票務中心進行確認，並在現場完成付款過程。團體票的退改簽規則通常比個人票更爲嚴格，需在規定時間內辦理，並可能需支付額外費用。
此外，管理員需要使用鐵路部門頒發的授權證書中的用戶名和密碼登錄網站，進行團體票的預訂操作。預訂過程中，還需要導入乘車人的信息，提交訂單，並進行訂單查詢和票額預分配查詢。一旦票額兌現，可以打印車票。
團體票的預訂條件包括團體人數達到一定數量，通常是10人以上，且團體成員需在同一乘車日期和車次上乘車。