發函的具體步驟和要求如下：
題頭：題頭應包含發函的事由，格式爲黑體、加粗、三號以上。例如，“關於×××的函”。
對方機構全稱：在題頭下方寫明對方機構的全稱，不要加“致”“你好”等字眼。
正文：正文應語言簡潔、表達清晰，用詞要站在發函方的角度，避免歧義、錯別字及語法錯誤。內容包括目的、用途、時效、需對方提供的協助內容、保證（可有可無），最後以“望貴單位給予支持（爲盼）”結尾。
結尾：如果發函方和對方同爲市屬單位，即同級，不需要“此致敬禮”或祝福語。如爲有隸屬關係的上級，要寫“此致敬禮”。
落款：落款應右對齊，另起行註明時間，格式爲“2008年7月1日”，不採用其他日期格式。
聯繫人：聯繫人信息應居中，加括號，僅需提供姓名和電話。如果有兩位以上聯繫人，應以空格分開，無需加職稱、職務等。儘量寫本隊負責人，不要寫協會的聯繫方式。
格式要求：正文、結尾、落款、聯繫人的格式均爲四號字、仿宋、加粗。
其他注意事項：發函的內容應單一，一函一事，直陳其事。使用禮貌性語言向對方提出希望，如請對方協助解決某一問題，或請對方及時覆函，或請對方提出意見或請主管部門批准等。根據函詢、函告、函商或函覆的事項，選擇運用不同的結束語，如“特此函詢（商）”“請即覆函”“特此函告”、“特此函覆”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。