磋商函的格式通常包括以下幾個部分：
標題。一般由發文機關、事由、文種組成，例如「關於參與項目磋商的函」。
稱呼。通常是對接收方的正式稱呼，如「尊敬的採購人」。
正文。正文部分通常包括自我介紹、對項目的理解和回響、對磋商過程的要求和期望等。例如，說明自己對項目的理解和承諾，對磋商過程的時間安排和規則的遵守等。
結尾。結尾部分一般表示對對方的尊重和期待，例如「期待您的積極回復」。
落款。包括髮函方的名稱、地址、聯繫人、聯繫方式等信息。
蓋章與簽字。發函方需要蓋上單位公章，並由法定代表人或授權代表簽字。
此外，根據具體項目的需要，磋商函還可能包含其他相關信息，如附屬檔案、法定代表人證明、授權委託書、保證金等。