複印機的工作原理可以分為幾個主要步驟：
曝光：原稿放置在複印機的玻璃板上，由光源照射，將圖像映射到充電的光導鼓上。光導鼓通常是由含有感光材料的圓柱形鼓製成。
發展：圖像被投影到光導鼓上後，鼓的電荷模式會發生變化。隨後，複印機中的碳粉（墨粉）被吸附到被曝光的區域，形成圖像的靜電潛像。
轉移：紙張通過機器，靠近光導鼓。機器內的電場使碳粉從鼓轉移到紙上。
定影：紙張通過加熱的滾筒，使碳粉熔化並固定在紙上，完成複印過程。
此外，複印機還可以使用其他技術，如靜電複印、熱敏複印和光化學複印。靜電複印是目前套用最廣泛的複印技術，它使用硒、氧化鋅、硫化鎘和有機光導體等作為光敏材料，在暗處充上電荷接受原稿圖像曝光，形成靜電潛像，再經顯影、轉印和定影等過程而成。熱敏複印則是將表面塗有熱敏材料的複印紙與原稿貼在一起接受熱源照射，使熱敏材料色調變深形成複印品。光化學複印則包括直接影印、藍圖複印、重氮複印、染料轉印和擴散轉印等方法。