編寫規格書時，應遵循以下步驟：
引言：介紹項目的目的和背景，以及需求規格書的作用和範圍。
系統概述：對整個系統進行概括性描述，包括系統的功能、特性、約束條件、使用者和環境等信息。
功能需求：列舉系統中需要實現的各種功能，並對每個功能進行詳細描述，包括輸入輸出、操作流程、界面設計等內容。
非功能需求：包括性能、可用性、可靠性、安全性、可維護性等方面的要求。
數據需求：描述系統需要處理的數據類型、格式、存儲方式等要求。
約束條件：列出系統開發過程中的限制和要求，例如技術平臺、設備要求、法規、標準和政策等。
假設和依賴：闡明系統需求和開發依賴於哪些因素，包括硬件、軟件、人員等資源。
未解決問題：列出當前無法確定或尚未解決的問題，爲後續開發提供參考。
附錄：包括術語表、縮寫詞解釋、參考資料、圖表等附加信息。
需求規格書應按照模塊化思路來實現，並且需要明確需求的優先級、重要性和可實現性等因素，並與項目管理過程相一致。
對於產品規格，應描述產品的體積、大小、型號，這是識別物品的編號。規格型號是反映商品性質、性能、品質等一系列的指標，一般由一組字母和數字以一定的規律編號組成，如品牌、等級、成分、含量、純度、大小（尺寸、重量）等。商品名稱和規格型號要規範準確詳盡，以確保歸類準確、統計清晰。