開會需要準備的事項包括：
確定會議主題。明確會議的中心議題和目的。
設定會議時間和地點。選擇適合大部分與會者的時間，確保地點方便大家到達。
規劃會議規模。預計出席人數，包括正式代表、特邀代表、列席人員和工作人員等。
制定會議議程。包括會議主持、典型或重點發言、討論、講話和總結等環節。
準備會議文件和材料。如主報告、發言材料、日程表、參會人員名單、住宿和交通安排、主席臺座次、分組名單以及會議的參閱文件和相關資料。
考慮會議成本和經費預算。包括顯性成本（如會場租借費、材料費、交通食宿費等）和隱性成本（與會者因參加會議而損失的勞動價值）。
確定會議組織和分工。明確各組織部門和人員的職責。
會場佈置。確保會場整潔、安靜、明亮、通風且安全，同時考慮形狀、大小、桌椅安排等。
準備會場設施。如擴音、攝影、投影儀、燈光照明、風扇或空調、記錄紙等。
搭建會議官網。如果是較大的會議，可以建立一箇官網來提供相關信息。
會議推廣與通知。通過郵件、電話、媒體等方式邀請參會，並通知會議日程。
準備會議物料。如參會代表證、會議背景幕布、指引標誌、橫幅、海報、會議日程、簽到表、會議指南等。
安排會務人員。包括主持人、禮儀人員、攝影攝像、會務接待等。
接待安排。如確認和預定交通，安排專車接送，發放會議材料等。