您的記事清單不可能幫助提醒您去完成在未來某一時間要完成的工作。比如，您告訴您的同事，在兩個月內您將和他一起去完成某項工作。這時您就需要有一個辦法 記住這件事，並在未來的某個時間提醒您。我一般是用一個電子日曆，因為很多電子日曆都有提醒功能。其實為了保險起見，您可以使用多個提醒方法，一旦一個沒起作用，另一個還會提醒您。
我對保存在計算機里的檔案的處理方法也和上面所說的差不多。我猜想，您保存在計算機里的95%的檔案列印稿可能還會在您的手裡放三個月。我定期地備份檔案 到光碟上，並馬上刪除機器中不再需要的檔案。
在完成了開始計畫的工作後，把下來要做的事情記錄在您的每日清單上面。如果您的清單上在內容已經滿了，或是某項工作可以轉過天來做，那麼您可以把它算作明 天或後天的工作計畫。您是否想知道為什麼有些人告訴您他們打算做一些事情但是沒有完成的原因嗎？這是因為他們沒有把這些事情記錄下來。如果我是一個管理 者，我不會三翻五次地告訴我的員工我們都需要做哪些事情。我從不相信他們的記憶力。如果他們沒帶紙和筆，我會借給他們，讓他們要完成的工作和時間期限記錄 下來。
我從不相信一個把自已工作環境弄得亂糟糟人會是一個優秀的時間管理者。同樣的道理，一個人的臥室或是辦公室一片狼藉，他也不會是一個優秀的時間管理者。因 為一個好的時間管理者是不會花很長時間在一堆亂檔案中找出所需的材料的。
如果您不是按照辦事順序去做事情的話，那麼您的時間管理也不會是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一個清單出來。這個清單包括 公務和私事兩類內容，把它們記錄在紙上、工作簿上、您的PDA或是其他什麼上面。在一天的工作過程中，要經常地進行查閱。舉個例子，在開會前十分鐘的時 候，看一眼您的事情記錄，如果還有一封電子郵件要發的話，您完全可以利用這段空隙把這項任務完成。當您做完記錄上面所有事的時候，最好要再檢查一遍。如果 您和我有同樣的感覺，那麼，在完成工作後通過檢查每一個項目，您體會到一種滿足感。
隨著時間的過去，您可能會完成很多工作任務，這就要注意保持每件事的有序和完整。我一般會把與某一件事有關的所有東西放在一起，這樣當我需要時查找起來非 常方便。當我徹底完成了一項工作時，我會把這些東西集體轉移到另一個地方。
使用您的記事清單來幫您記住應赴的約會，這包括與同事和朋友的約會。以我的經驗看，工作忙碌的人們失約的次數比準時赴約的次數還多。如果您不能清楚地記得 每件事都做了沒有，那麼一定要把它記下來，並藉助時間管理方法保證它的按時完成。如果您的確因為有事而不能赴約，可以提前打電話通知您的約會對象。
也許您會感到吃驚，在過去的十年中，我只有一個裝檔案的抽屜，那裡有我這些年所有的工作文件。我總是把新用完的工作檔案放在抽屜的最前端，當抽屜被裝滿的 時候，我會清除在抽屜最後面的檔案。換句話說，我總是保持有一個抽屜的檔案，總量不會超出這個範圍。有的人會把所有的檔案都保留著，這些沒完沒了的檔案材 料最後會成為無人問津的廢紙，很多檔案可能都不會再被人用到。我在這裡所提到的檔案材料並不包括您的工作手冊或是必需的參考資料，而是那些用作積累的文 件。當然，有的時候，我也會去查找用過的檔案，它們雖然經過了我的清理，但原稿我會一直保留在計算機里。
現在您有了一個每日的工作計畫，而且也加進了當天要完成的新的工作任務。那麼，對一天下來那些沒完成的工作項目又將做處置呢？您可以選擇將它們順延至第二 天，添加到您明天的工作安排清單中來。但是，希望您不要成為一個辦事拖拉的人，每天總會有乾不完的事情，這樣，每天的任務清單都會比前一天有所膨脹。如果 的確事情重要，沒問題，轉天做完它。如果沒有那麼重要，您可以和與這件事有關的人講清楚您沒完成的原因。
具我所知很多人都開始制定每一天的工作計畫。那麼有多少人會把他們本月和下月需要做的事情進行一個更高水平的籌劃呢？除非您從事的是一項交易工作，它的時 間表上總是近期任務，您經常是在每個月末進行總結，而月初又開始重新安排籌劃。對一個月的工作進行列表規劃是時間管理中更高水平的方法，再次強調，您所列 入這個表格的一定是您必須完成不可的工作。在每個月開始的時候，將上個月沒有完成而這個月必須完成的工作添加入表。