催款函的格式通常包括以下幾個部分：
標題和編號：標題應簡明，可能包含「緊急」字樣以示重要性。編號有助於查詢和聯繫，也可能在法律糾紛中作為憑證。
催款和欠款單位的名稱和賬號：催款函應明確列出雙方單位的全稱和賬號。必要時，包括催款單位的地址、電話和經辦人姓名。如果是銀行代辦催款，還需註明雙方開戶銀行的名稱及賬號。
催收內容：這是催款函的主體部分，應清楚、準確地寫明雙方發生往來的原因、日期、發票號碼、欠款的金額及拖欠的情況。這有助於受文單位明確情況並及時付款。
處理意見：催款方在催款函上提出處理辦法和意見，如要求欠款方說明拖欠原因、重新確定付款期限，或說明逾期不付款將採取的措施（如罰金或其他措施）。
落款：寫明催款單位的全稱，並加蓋公章，然後註明發文日期。
催款函的作用在於：
查詢：及時了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，協調雙方關係。
催收：加速資金流動和合理周轉，避免或減少經濟損失。
憑證：記錄經濟往來，可能在經濟糾紛中作為證據。
以上是催款函的一般格式和作用，具體內容應根據實際情況和雙方約定進行調整。