公文函的格式主要包括以下幾個部分：
首部：包括標題和主送機關。
標題：一般由發文機關名稱、事由和文種構成，或者僅由事由和文種構成。
主送機關：指受文並辦理來函事項的機關單位，應在文首頂格寫明全稱或規範化簡稱，後接冒號。
正文：結構包括開頭、主體、結尾和結語。
開頭：說明發函的緣由，包括髮函的目的、根據、原因等，並用過渡語轉入下文。
主體：函的核心內容，說明致函事項，內容應單一，行文直接。
結尾：用禮貌性語言提出希望或請求，如請對方協助解決某一問題、及時復函等。
結語：根據函的內容選擇不同的結束語，如「特此函詢」、「特此函復」等。便函可不用結束語。
結尾落款：包括署名和成文時間，署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日，並加蓋公章。
撰寫函件時應注意行文簡潔明確，用語得體，語氣平和有禮，避免強人所難或過分恭維。復函要特別注意行文的針對性和答覆的明確性。函件也具有時效性，應及時處理以保證公務活動的正常進行。