撰寫函的格式通常包括以下幾個部分：
標題。函的標題一般由發文機關、事由和文種三部分組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯繫函還是請批函，均可寫成“函”，但也有寫“公函”字樣的。屬答覆性質的函，文種均須標明“覆函”。
主送機關。頂格寫機關全稱或規範化簡稱，後標冒號。
正文。正文由開頭（緣由）、主體（事項）和結語構成。
開頭。如果是主動致函，則要寫明致函的緣由和目的，即表明商洽工作、詢問問題或請求批准的理由；若是被動覆函，則扼要寫明覆函的依據。
主體。致函和覆函主體的寫作有很大差別，下面分別進行介紹。
- 致函。致函的開頭要開門見山，直接提出發函緣由，簡述發函的目的、理由或依據。然後用簡潔的語言將需要商洽、聯繫、詢問、告知的事項明確地表達出來。若內容簡單，可一氣呵成；若內容較複雜，可分條列項。