報備函的寫法主要包括以下幾個部分：
標題：一般採用“發文機關+事由+文種”的模式，例如“中共中央國務院關於做好2017年農業和農村工作的意見”。
原由：講明發布意見的背景和根據。
事由：具體對工作指導的辦法和措施。
正文：“發函”大體是開頭提出問題，說明是什麼事或針對、根據什麼。主體表示要求，商治什麼，告知什麼，請求什麼，即要對方做什麼。結尾要求何時答覆及得體的禮貌用語，如“請大力協助爲盼”，“望准予××是荷”，“望能同意”，“請即函覆”，“盼復”，“望早日函告”等。
結尾：一般爲提出要求。
一箇具體的報備函例子如下：
本廠經市人民政府批准，定於2001年10月15日在上海與日本XX株式會社洽商合作生產彩色電視機事宜。根據《XX科研協作會議紀要》，向貴所報備活動，擬請貴所選派一名熟悉電子技術的日語翻譯，協助本廠洽談，時間約10天，如蒙同意，我們將派人面洽具體事宜。二OO一年八月十二日(公章)。
一箇具體的覆函例子如下：
根據你會的要求，經研究，同意以省政府名義接受亞洲防盲基金會、香港盲人輔導會再次向我省捐贈一輛“復明一號”流動眼科手術車，並在香港參加三個月的公開展覽。在流動眼科手術車投入運行後，希望你們進一步加強管理，規範運作，提高效率，能夠使更多的貧困白內障患者儘早重見光明，爲建構和諧社會做出應有的貢獻。