使用傳真機發送或接收傳真的基本步驟如下：
準備傳真文件。對於發送傳真，需要準備好要發送的文件，可以是紙質文件或電子文檔，如果使用紙質文件，確保它已經被掃描或準備好放入傳真機。對於接收傳真，現代傳真機通常具備自動接收功能，因此當電話響起時，傳真機會自動開始接收傳真。
發送傳真。打開傳真機，將要發送的文件放入傳真機的進紙口，確保文件放置的方向正確，以便於讀取，撥打接收方的傳真號碼，如果接收方需要特定的傳真格式，請按照要求進行格式化，等待對方應答或發送傳真的信號，這通常是一箇特定的聲音信號或電話鈴聲的變化，一旦收到信號，按下傳真機上的“開始”“發送”或類似的按鈕，傳真機將開始傳輸文件，等待傳輸完成。
接收傳真。對於接收傳真，大多數現代傳真機具有自動接收功能，當電話響起時，傳真機會自動開始接收傳真，如果是人工應答的傳真，需要等待對方發送傳真的信號，然後按下傳真機的相應按鈕以接收傳真。
具體步驟可能因不同型號的傳真機而異，建議參考具體設備的使用手冊以獲得最準確的信息。