成文信息在組織管理中扮演著至關重要的角色，其主要作用包括：
溝通訊息：成文信息是組織內部和外部溝通的重要工具，它幫助傳遞關鍵信息，確保所有人對組織的動態和政策有清晰的理解。
提供證據：成文信息作為實現結果和成果的證據，對於展示組織活動的有效性至關重要。它記錄了組織的成就和進展，為評估和改進提供了依據。
知識分享：通過成文信息，組織可以將知識和經驗傳遞給成員，促進學習和發展。這對於新成員的融入和整個組織的持續改進尤為關鍵。
支持過程運行：成文信息幫助確保組織的過程和活動按照既定的計劃和標準進行。它提供了過程執行的指導和參考，確保質量和服務標準的達成。
確信過程策劃的實施：通過保留成文信息，組織可以證明其過程和活動是按照策划進行的，這對於滿足客戶要求、法規遵從性和維護組織信譽至關重要。
靈活的格式和載體：成文信息可以是任何格式和載體，來自任何來源，這使其能夠適應不同組織和活動的需求。無論是紙質文檔、電子檔案還是其他媒體形式，成文信息都能夠有效地傳遞信息和記錄證據。
綜上所述，成文信息不僅是組織內部管理和溝通的基礎，也是外部展示其能力和成就的重要方式。通過合理利用成文信息，組織可以提升效率、促進學習、確保合規，並增強其市場競爭力和客戶滿意度。