接洽函的格式通常包括以下幾個部分：
標題。明確地標明「接洽函」或「關於……的接洽函」，並在其中包含具體的發函原因或事由。
稱呼。通常頂格寫明接收接洽函的單位名稱或個人姓名，後加冒號。
正文。正文部分通常包括髮函的原因、目的，以及具體的商洽或詢問內容。這部分需要寫得具體和清晰。如果是為了安排工作或學習考察，應詳細說明訪問的目的、計劃時間、參與人員等信息。
結尾。結尾部分常用「請予接洽」「請予以協助」等禮貌用語，並表達對對方合作的期待。
落款。寫明發函單位的名稱，並加蓋公章。最後註明發函的日期，通常使用漢字數字寫上年、月、日。
需要注意的是，接洽函的內容應保持禮貌和正式，同時儘可能簡潔明了，避免冗長和複雜。