文秘在組織和機構中扮演著多重重要的角色，其主要作用包括：
輔助決策和日常行政事務管理。文秘負責處理日常行政事務，包括檔案起草、裝訂、傳遞，以及檔案的簽收、傳遞、催辦等。他們還負責檔案的回收、清退和銷毀，確保文檔管理的保密性和有效性。
協調與溝通。文秘在機構內部扮演著溝通協調的角色，他們負責安排會議、記錄會議內容，並確保信息在各部門間的有效傳遞。
接待工作。涉及來訪接待，維護單位形象。
辦公用品管理。負責辦公用品的採購和供應，確保辦公室運轉所需物品的及時供應。
人力資源管理。包括員工招聘、錄用、培訓、績效考核、薪資福利管理等。
公共關係和宣傳。文秘還可能參與信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理等工作，包括策劃和組織對外公關活動、形象宣傳，以及負責公司法律事務管理和物資採購等。
促進領導與員工間的有效溝通。通過提供參考意見和信息，為領導決策提供支持，同時確保領導指令得到有效執行。
總的來說，文秘的工作不僅限於行政事務的處理，還包括了廣泛的協調、溝通、信息管理和支持職能，對組織的有效運作和領導決策支持發揮著關鍵作用。