正式信件的格式通常包括以下幾個部分：
抬頭(Heading)。發信人的姓名或單位名稱、地址和日期。這一般寫在信紙的右上角。
信內地址(Inside Address)。收信人的地址，在公務信函中，將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上。
稱呼(Salutation)。寫信人對收信人的稱呼用語，位置在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起。
問候語。如「你好」或「近來身體是否安康」等，獨立成段。
正文。信的主體部分，可以有條有理地分為若乾段來書寫，層次分明。
祝頌語。如「此致」和「敬禮」，其中「此致」可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接著主體正文之後，不另起段，不加標點；二是在正文之下另起一行空兩格書寫。「敬禮」寫在「此致」的下一行，頂格書寫，後應該加上一個驚嘆號。
署名和日期。寫信人的姓名或名字寫在祝頌語下方空一至二行的右側，最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關係，如兒×××、父×××、你的朋友×××等，再下一行寫日期。
這種格式體現了對收信人的尊重和書信的正式性。