使用字幕檔案通常涉及以下步驟：
製作字幕檔案。首先，需要創建一個字幕檔案，常見的字幕檔案格式包括srt和ssa。製作srt格式的字幕，可以在文本編輯器中進行，時間編輯格式為「00:00:00,000 --> 00:00:10,000」，然後是字幕內容，每段字幕之間需要空兩行。完成編輯後，將檔案保存為「.srt」格式，例如「sample.srt」。
將字幕檔案添加到視頻中。這一步驟依賴於視頻編輯軟體。以會聲會影為例，打開軟體，導入視頻，然後點擊「字幕編輯器」，在彈出的視窗中點擊上方的「倒入鍵」導入字幕檔案。對於其他軟體，如字幕編輯軟體，通常需要將視頻和字幕檔案都導入軟體中，然後可以進行編輯、調整字幕屬性（如字型、字號、位置等）和導出。
使用獨立字幕檔案。將字幕檔案複製到視頻檔案所在的資料夾中，確保兩者的檔案名稱一致，以便播放器能夠自動載入字幕。
此外，還有一些線上平台可以將視頻轉換為字幕檔案，如「網易見外工作平台」，用戶只需上傳視頻檔案，選擇語言，平台會自動轉換並生成字幕檔案。