在會議前，需要準備的事項有很多，主要包括以下幾個方面：
確定會議主題和議程。明確會議的目的和議題，制定詳細的會議議程，包括會議主持、典型或重點發言、討論、講話和總結等環節。
確定會議的時間和地點。根據會議規模和需求選擇合適的場地，並確保場地設備齊全，如投影儀、音響系統等。
確定會議的規模。包括正式代表、特邀代表、列席人員、工作人員（包括服務人員）的總體數量。
準備會議材料和文件。準備大會的主報告、發言單位的材料、日程表、參加人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單以及會議的參閱文件和相關資料。
制定會議成本和經費預算。包括顯性成本（如會場租借費、文件材料費、交通費、食宿費等）和隱性成本（與會者因參加會議而損失的勞動價值）。
確定會議組織和分工。明確會議組織部門和人員的落實，確保每個工作環節都有專人負責。
會場佈置。確保會場整潔、安靜、明亮、通風且安全，同時考慮形狀、大小、桌椅安排等。
準備技術設備。確保擴音、攝影、投影儀、燈光照明、風扇或空調等設備齊全且工作正常。
準備開場致辭和會議總結。確保有一箇良好的開始和結論，以及與主席、講者溝通會議內容。
發送邀請函。根據會議的目標和主題，邀請合適的參與者，並確保邀請函中包含會議的重要信息，如時間、地點、議程和主題。