設備檔案是指在設備從規劃、設計、製造、安裝、調試、使用、維修、改造、更新直至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料。這些文件資料通過不斷收集、整理、鑑定等工作建立，對設備管理工作發揮重要作用。設備檔案不僅包括隨設備儀器而來的或自制、安裝、調試、使用、維修過程中所形成的圖紙、技術文件、電子文件、照片、錄像等，還包括設備儀器的購置文件、隨機文件和安裝、使用後形成的科技文件，如技術經濟計算文件、訂購合同書；設備儀器圖冊、說明書、合格證、裝箱單、配件目錄、安裝規程；設備安裝記錄、試車驗收記錄和總結、運行記錄和大中修記錄、事故記錄和檢查記錄、使用分析表和履歷表、改造記錄和總結等。設備檔案是企事業單位技術裝備水平和設備管理水平的記錄，是實現儀器設備正確使用和科學管理的重要依據。