公文函的格式主要包括以下幾個部分:
首部:包括標題和主送機關。
標題:一般由發文機關名稱、事由和文種構成,或者僅由事由和文種構成。
主送機關:指受文並辦理來函事項的機關單位,應在文首頂格寫明全稱或規範化簡稱,後接冒號。
正文:結構包括開頭、主體、結尾和結語。
開頭:說明發函的緣由,包括髮函的目的、根據、原因等,並用過渡語轉入下文。
主體:函的核心內容,說明致函事項,內容應單一,行文直接。
結尾:用禮貌性語言提出希望或請求,如請對方協助解決某一問題、及時復函等。
結語:根據函的內容選擇不同的結束語,如「特此函詢」、「特此函復」等。便函可不用結束語。
結尾落款:包括署名和成文時間,署名機關單位名稱,寫明成文時間年、月、日,並加蓋公章。
撰寫函件時應注意行文簡潔明確,用語得體,語氣平和有禮,避免強人所難或過分恭維。復函要特別注意行文的針對性和答覆的明確性。函件也具有時效性,應及時處理以保證公務活動的正常進行。