公文副本是根據公文正本複製或謄抄的文本，也稱爲“公文抄本”。它有三種複製、發制、留存的情況：
收文機關複製若干份副本，便於機關各位領導人及有關部門傳閱和處理，以提高公文運轉效率。
發文機關爲使收文機關便於閱讀和處理，可以給同一機關發送若干份副本（與正本無別）。
發文機關可以多留若干份副本備用。
副本有兩種：一種是公文複製本（如複印本），此類副本由於是複印件，不能再現公文的全部特徵（如負責人的親筆簽名），因此不具備正式公文的法定效用，只能用做備查之用。一種是正本的復份，此類副本同正本一起製作，同正本完全一致，具有正式公文的法定效用，可用來送達抄送機關或留存備查。