共享工作簿的作用主要包括：
提高工作效率：通過設定工作簿的共享，可以加快數據的錄入速度，並且在使用過程中可以實時查看各自所做的改動。當多人同時在一個共享工作簿上工作時，Excel會自動保持信息的更新，使得協同工作更加高效。
允許多用戶同時編輯：共享工作簿允許多個用戶在同一時間輸入數據、插入行和列、更改公式等，甚至可以篩選出自己關心的數據，保留個人的視窗。
實時查看他人更改：在共享工作簿的設定中，可以選擇「允許多用戶同時編輯，同時運行工作簿合併」，並設定自動更新間隔，以便在保存自己的更改時能夠看到其他用戶的更改。
需要注意的是，共享工作簿雖然是一個方便的功能，但它也有一些限制。例如，它可能不如現代的協作工具（如共同創作功能）那樣先進和靈活。此外，為了設定共享工作簿，需要進行一系列的操作，包括在Excel中啟用共享工作簿功能，並設定已分享檔案夾，以便用戶可以在區域網路內訪問和編輯已分享檔案。