告知函的格式通常包括以下幾個部分：
標題。函的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
主送機關。即受文並辦理來函事項的機關單位，於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。
開頭。主要說明發函的緣由，一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然後用「現將有關問題說明如下」或「現將有關事項函復如下」等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然後再交代根據，以說明發文的緣由。
主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答覆問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬於復函，還要注意答覆事項的針對性和明確性。
結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。
結語。通常應根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。
發文機關署名和成文日期。一般包括署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日，並加蓋公章。
撰寫告知函時，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。