弔唁函的格式通常包括以下幾個部分：
稱謂。在開頭寫明收唁函者的稱呼，如果是死者家屬，應寫其姓名並加上適當的稱呼，如「先生」、「女士」、「夫人」等。
正文。正文部分另起一行，可以分段敘述，表達對逝世的震驚和悲痛，簡略敘述逝者的美德、情操、業績，並表達化悲痛為力量的決心。
結尾。在正文結束後，向喪家表示親切的問候，常用的結束語包括「特電慰問」、「肅此電達」等。
署名和日期。在另下方寫上發唁函的姓名，並在署名下邊寫上發函的年、月、日。
弔唁函的語言應表達出深沉、純樸、自然的情感，避免油腔滑調或濫用修飾語。