會議費報銷的流程和要求因機構和地區而異，但通常包括以下幾個關鍵步驟：
提供正規的發票，發票上必須清晰標註「會議費」字樣，如果是電子發票，需提供下載連結或截圖。
填寫報銷單，詳細填寫會議相關信息，如會議名稱、時間、地點、參會人員等，並附上發票和其他相關單據。
提供會議通知，這是證明會議召開的必要檔案，需包含會議時間、地點、議程等內容。如果無法提供會議通知，可提供其他相關檔案如邀請函等。
提供會議記錄或紀要，記錄會議內容和決議的文檔，需包含會議時間、地點、參會人員、議程等內容。如果無法提供會議記錄，可提供其他相關檔案如會議紀要等。
列出費用清單，列明各項費用的明細表，包括但不限於場地租賃費、餐飲費、住宿費等，並附上每項費用的發票或收據。
遵守特定的財務規定和審批流程，例如，某些機構可能有特定的報銷日期和所需的審批件。
對於特定類型的支出（如大額支出），可能需要採用轉賬方式，並提供刷卡記錄證明，避免以現金方式借支和支出。
請注意，具體的報銷要求和流程可能會根據不同組織或機構的規定有所不同。在準備報銷材料前，最好先了解並遵守相關規定。