“要”字句在公文中是一種常用的特定句式，通常用於表達應該、必須之意，用以提醒、希望、要求或命令人們採取某種行爲。這種句式能夠增強行文的堅定性、原則性和論斷性，使觀點更鮮明、態度更顯豁、文字更簡要，具有很好的修辭效果。在公文寫作中，根據不同的行文方向和公文文種，“要”字句的使用應適當。
在下行文中，如決定、決議、通知、批覆、會議紀要等，使用“要”字句來表示希望、要求、提醒或命令，例如告知各部門應如何執行任務或採取行動。而在上行文中，如請示、報告及意見等文種，應使用計劃、打算、商討和請求性的語氣，不宜使用“要”字句，以避免顯得不得體。例如，在報告中，如果使用“要”字句，可能會顯得像是給下級機關作指示，這時應改爲“我們準備……”或“我們擬……”等表達方式，以符合彙報者的身份。