訂書機的工作原理是利用槓桿原理來減小用戶施加的力，從而使訂書過程更加省力和高效。
訂書機的主要部件包括手柄和釘板，當用戶按下手柄時，其實就是在操作一個槓桿，這個槓桿通過放大用戶施加的力量，使得訂書機能夠把書頁緊緊地釘在一起。具體來說，大型訂書機中，釘子的位置通常被設計在手柄到轉軸長度的一半左右，這樣做的目的是為了讓人力作用的力臂較長，從而達到省力的效果，而在普通小型訂書機中，由於力臂相同，所以省力效果不如大型訂書機明顯。
此外，訂書機的設計還考慮到了使用的便捷性和舒適性，比如手柄表面的細紋可以增大摩擦力，防止使用過程中手滑。