預配艙單是由船代公司根據出口公司的訂艙信息生成的，它包含了反映運輸工具預計裝載的貨物、物品或乘載的旅客信息。
預配艙單的報文格式與進口艙單、出口清潔艙單的報文格式相同，是報關員和海關進行進出口通關查詢的重要資料依據。預配艙單相當於船公司的訂艙確認，表明貨物已經被安排在船上的某個位置，船公司已經將相關信息輸入系統。然而，即便貨物已經有了預配艙單，也存在因為各種原因被船公司取消裝運的可能，尤其是在航運旺季。
此外，預配艙單中的信息包括件數、毛重等，與貨物報關密切相關。船公司或其代理必須在使用前向海關傳送相關電子信息，以便海關系統成功接收並處理這些信息。