函的格式通常包括以下幾個部分：
標題。函的標題一般由發文機關、事由和文種組成，常見的寫法是「函」，有時也可以用「公函」，如果是答覆性質的函，則需要在標題中註明「復函」。
主送機關。位於函的開頭，頂格寫明機關全稱或規範化簡稱，後面加冒號。
正文。正文包括開頭、主體和結尾。開頭部分應簡述發函的緣由或目的；主體部分要明確寫出商洽、詢問、告知、請求的主要事項，內容要求明確、集中、單一，做到一函一事；結尾部分一般用禮貌性語言提出希望或請求，如「特此函詢」「請即復函」等。
結束語。結束語根據函的類型不同而有所不同，如「特此函詢（商）」「請即復函」「特此函告」「特此函復」等。
落款。在正文的右下方署名發文機關名稱，並註明成文的時間年月日，之後加蓋公章。
此外，還有一些格式上的細節要求，例如頁邊距、版心設定、線框使用等，這些都有助於保持公文的正式和統一。