告知函的格式通常包括以下幾個部分：
標題：告知書的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
正文：
開頭：寫行文的緣由、背景和依據。一般來說，告知書的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
主體：寫需要商洽、詢問、答覆、聯繫、請求批準或答覆審批及告知的事項。
結語：不同類型的告知書結語有別。如果行文只是告知對方事項，則結語常用「特此告知」。
落款：分兩行寫在正文右下方，寫上發文機關名稱和發文時間。如已在標題中寫了機關名稱和時間，那裡可以省略不寫。
以下是一個告知函的範文：
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告知函
尊敬的X公司:
貴公司銷售的產品,在實際安裝使用中存在一些缺陷和不足,如不進行修改(維修),不能滿足客戶的基本使用。我公司已把該軟體需要修改的內容傳告知了貴公司(或以附屬檔案的形式告知維修改進內容)。為了維護雙方的利益,保證該產品的順利推廣使用,請貴公司按照《經濟契約法》、《消費者權益保護法》及相關法律法規程式的規定,擔負起相關的義務,在一周內(或其他的時間段)將上述產品按客戶指出的缺陷和問題修改完畢,以達到滿足客戶基本使用的程度。
特此函告!
X公司
年 月日
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以上是一個告知函的基本格式和內容，具體內容需要根據實際情況進行修改和調整。