回信的基本格式和步驟如下：
稱呼。根據與收信人的關係，使用適當的尊敬或親密的稱呼，如「尊敬的XX」或「親愛的XX」。
問候語。常見的問候語包括「您好」「近來可好」等，根據季節或場合選擇合適的問候語。
正文。這是信的主體部分，用於表達你的想法和感受。如果對來信有好感，可以真誠地表達；如果感覺不合適，應委婉地給出反饋。正文應條理清晰，避免混淆。
祝頌語。在正文之後，用「此致」緊隨其後，可以加上「敬禮」「祝一帆風順」等，以表示祝福。
署名和日期。信件的末尾寫上你的署名和寫信日期。
在電子郵件中，可以使用「回復」按鈕進行回復，或者手動輸入收件人地址進行回復。如果是重要的電子郵件，及時回復是很重要的，最好在24小時內回復。在回復時，應避免使用過於簡短的回覆，如「是的」「對」「謝謝」等，至少應使用10個字以上。如果是多人參與的討論，注意不要讓郵件過於冗長或難以閱讀，適時進行小結和刪減。