要轉檔案，首先需要準備接收證明，上面寫有接收單位名稱、詳細地址、單位蓋章和個人簽名。如果沒有工作單位，可以由人才中心開具此證明。然後將接收證明寄到原工作單位。原單位在收到證明後，會將檔案資料和轉出證明寄給接收單位（通常是人才市場），整個過程戶口需在當地。檔案轉移通常需要20天左右。
對於畢業生，學校通常會幫助轉遞檔案。如果是升學或工作變動，需要先開具調檔函，然後原單位出具轉遞通知並從機要渠道寄出或專人送達。新接收單位收到檔案後回覆回執單，整個手續纔算完成。
如果檔案在自己手上拿了很多年，也可以聯繫當地人才市場存放。調轉檔案一般由接收地來開具調檔函，然後攜帶調檔函到原檔案存放地辦理轉檔手續。
整個過程需要注意，檔案轉移有嚴格的規定和流程，必須按照相關規定操作。