郵寄文件時，應該遵循以下步驟：
選擇合適的郵寄方式。對於重要文件，如法律文件或敏感信息，建議使用中國郵政的EMS特快專遞服務，因爲根據《郵政法》，中國郵政獨家承擔國家機關公文的寄遞。
準確填寫郵寄信息。在快遞單上，確保填寫清楚收件人和寄件人的姓名、地址和電話。在“內件品名”或“物品信息”處明確填寫郵寄文件的內容和名稱，以便於識別。
保護個人信息。在郵寄時，避免隱藏關鍵信息，如使用加密服務，確保收件人和寄件人的信息清晰可見。
獲取郵寄證明。向郵政索取紙質面單，這是郵寄的重要證明。
全程記錄。有條件的情況下，對郵寄過程進行錄像，特別是裝袋、膠封、粘貼快遞單等關鍵步驟，以備查證。
跟蹤和確認。郵寄後，及時登錄郵政官網或使用相關APP/小程序進行郵件跟蹤，確保文件安全送達。送達後，妥善保存郵件詳情單的電子副本。
特別注意。對於被拒收的郵件，妥善保存郵件原件，並注意保存退回的小回單。