成文信息的作用主要包括以下幾點：
支持過程運行：通過提供明確的指導，確保過程按照既定的規則和程式進行，實現有章可循。
確信過程按策划進行：通過記錄實施的過程或取得的結果，確保過程按照策劃的進行，實現有據可查。
實現溝通：成文信息有助於在不同部門、層級之間以及與外部相關方之間進行清晰的溝通，促進知識共享和積累。
統一行動：通過明確描述如何實施和控制過程，以及如何應對失控情況，成文信息幫助確保組織內部行動的一致性和效率。
證實符合：成文信息可以用來證明組織的活動、產品或服務符合法律、法規和體系要求，增強外部相關方的信心。
組織知識管理：通過記錄和分享組織的知識，成文信息有助於提升員工的能力和促進知識的傳承。
綜上所述，成文信息不僅是組織內部管理和外部溝通的重要工具，也是確保組織符合法規要求、提升知識管理水平的關鍵因素。