版記是公文格式中的一個重要組成部分，它位於公文的最後一面（封四），通常在偶數頁面上，確保公文的完整性和格式的統一性。版記中的元素包括抄送機關、印發機關、印發日期等，這些元素共同確保了公文的正式性和流程的透明度。
版記的位置和內容有嚴格的規定，以確保公文的格式化和標準化，例如，抄送機關的排列順序、字型大小和格式都有明確的要求。版記的設計還包括分隔線的使用，首條分隔線和末條分隔線採用粗線，中間分隔線採用細線，以增強版面的清晰度和可讀性。
此外，版記的位置可能會根據公文的具體情況有所調整，如公文主體後的空白不足以容納版記時，版記可能需要移至下一頁；如果公文篇幅在一個折頁以上，版記應放在最後一面，即使前面的空白頁數較多；如果附屬檔案的最後空白可以容納版記且該頁是4的倍數，版記可以置於該空白處。