發文字號是由發文機關代字、年份和發文順序號三個部分組成。具體要求如下：
發文機關代字：由發文機關自行擬定，固定使用，不能經常更改。爲保持發文權威性和保證法律嚴肅性，一般應固定使用，避免頻繁更改。機關代字一般由兩個層次組成，第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。
年份：使用四位阿拉伯數字標識的公曆年份，並置於六角括號“〔〕”中。
發文順序號：使用阿拉伯數字標識，不編虛位（即1不編爲001），不加“第”字。
例如，如果國務院辦公廳在1996年發出的是第2號文件，其發文字號應爲“國辦發〔1996〕2號”。如果是人事部外事司在1994年發出的第1號文件，其發文字號應爲“人外發〔1994〕1號”。
發文字號的編排位置位於發文機關標誌下空二行位置，使用3號仿宋體字，居中排布。如果是平行文、下行文，居中排布，如果是上行文，則居左排布，並且左空一箇字，與最後一箇簽發人姓名同處一行。