退稿信的撰寫應當遵循以下步驟和注意事項：
格式要求：
使用清晰的組織結構，如列表或換行，以便於閱讀。
在句尾使用引用標記來標註參考的搜尋結果。
內容要求：
坦率說明原因：明確指出稿件未能採用的具體原因，如質量未達標、內容或體裁不符合出版方向等。
保持積極態度：即使是對作者的不利訊息，也應保持禮貌和尊重，避免傷害作者的自尊心。
明確退稿後的處理：如退稿後的相關費用處理、原稿返還等，應按照約稿契約執行。
範例：
尊敬的[作者姓名]同志：
您好！尊稿《×××××》於××××年××月間惠交我社。經過認真審閱，我們遺憾地發現稿件存在一些不足之處，具體如下：
科學性不足，難以滿足出版要求。
內容與本社出版方向不完全吻合，可能導致讀者群體不匹配。
基於上述原因，我們經過慎重考慮後決定不予採用。我們理解這對您來說可能是一個失望的訊息，但請相信，您的辛勤工作並未白費。我們鼓勵您根據審稿意見進行修改後，再次投稿至更適合的出版平台。
敬請檢收原稿，並期待您的下一部作品。
此致
敬禮
[出版單位名稱和公章]
××××年××月××日
通過以上步驟和注意事項，可以撰寫出一封既專業又體貼的退稿信。