道歉函的格式通常包括以下幾個部分：
稱呼：道歉函的開頭應當禮貌地稱呼收件人，如「尊敬的[收件人姓名]」或「親愛的[收件人姓名]」。
道歉：在稱呼之後，直接表達歉意，說明是因為什麼原因導致需要道歉。
解釋原因：詳細說明發生的事情以及為什麼這是不恰當的，如果是由於疏忽或誤解造成的，應當在這裡進行解釋。
承諾改正：表達改正錯誤的決心和具體措施，包括未來如何避免類似情況發生。
感謝理解：最後，表達對收件人理解和支持的感激之情。
結束語：以禮貌的語言結束道歉函，如「此致，敬禮」或「謹此致歉」。
署名：在信件的最後署上自己的名字和日期。
以下是一個道歉函的範文示例：