Access的作用包括作為資料庫管理系統、進行數據分析和開發軟體。作為資料庫管理系統，Access提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏、模組等對象，用於建立資料庫系統，它支持多種嚮導、生成器、模板，簡化了數據存儲、查詢、界面設計、報表生成等操作，使得普通用戶也能完成大部分數據管理任務。
在數據分析方面，Access具有強大的數據處理和統計分析能力，可以方便地進行匯總、平均等統計操作，其查詢功能支持靈活設定條件，特別是在處理大量數據時，Access的速度和便利性優於Excel。
此外，Access還廣泛套用於開發各種企業管理軟體，如生產管理、銷售管理、庫存管理等，這是因為Access易於學習，適用於非計算機專業人員使用，有助於低成本地滿足企業管理的需求。