函商格式通常包括以下幾個部分：
標題。類似於一般公文的標題，包括髮文機關名稱、主要內容（事由）和文種。
發文字號。與一般公文的發文字號寫法相同。
主送機關。明確單一，多數情況下只有一個主送機關。
發函緣由。開頭部分，說明發函的根據、目的、原因等。如果是復函，則先引用對方來函的相關信息，然後交代根據，說明緣由。
事項。主體部分，涉及工作商洽、事件詢問或答覆、事項批準等內容。
希望請求。結尾部分，向對方提出希望或請求，如請求支持、合作、提供情況或批準等。
結語。常用「特此函商」「特此函詢」「請即復函」「特此函告」「特此函復」等慣用語。
商務信函的格式則由信頭、稱謂、正文、信尾四部分組成。信頭包括標題和字號，標題標明事由，字號即發函編號。稱謂位於信頭之下，正文包含信函的主要內容，信尾包括簽名和日期。