撰寫慰問函時，應注意以下幾點：
標題。通常由文種名稱組成，如《慰問信》。也可以由慰問對象和文種名共同組成，如《給抗洪部隊的慰問信》。還可以由慰問雙方和文種名共同組成，如《朱德致抗美援朝將士的慰問信》。
抬頭（稱呼）。慰問信的開頭應頂格寫上受文者的名稱或姓名稱呼。如果是寫給個人的，應在姓名之後加上“同志”“先生”等字樣，後加冒號。如“鄭州市人民政府”“魯迅先生”。
正文。正文應另起一行，空兩格寫慰問的內容。一般包括髮文目的、慰問緣由或慰問事項。發文目的部分要開宗明義，寫清楚發此信的目的是代表何人向何集體表示慰問。慰問緣由或慰問事項部分要概括地敘述對方的先進思想、先進事蹟，或戰勝困難、舍已爲人、不怕犧牲的可貴品德和高尚風格；或者簡要敘述對方所遭受的困難和損失，以示發信方對此關切的程度。要表現出發信方的欽佩或同情之情。
結尾。結尾部分表示共同的願望和決心。如“讓我們攜手並進，爲早日實現祖國的四個現代化而共同奮鬥”等。接着寫祝願的話，如“祝你們取得更大的成績”“祝節日愉快”等，但祝字後面的話應另起一行，空兩格寫，不得連寫在上文末尾。
落款。落款要署上發文單位或發文個人的稱呼，並在署名右下方署上成文日期。
此外，慰問信的寫作應注意向對方表示出無限親切、關懷的感情，使對方有一種溫暖如春的感覺。要較全面地概括對方的可貴精神，並提出希望，勉勵他們繼續努力工作，刻苦奮鬥，取得勝利。